Vendra 사용자 가이드

• 대상: 구매·조달 담당자, 계약·품질 담당자, 사외 공급업체 담당자
• 기준 버전: v0.7.49
• 관련 문서: 관리자 가이드 · README

이 문서에 실린 화면은 모두 v0.7.49 를 실제로 띄워 1440x900 에서 찍은 것입니다. 등장하는 회사·사람·주소는 전부 지어낸 데모 데이터입니다.

1. 이 제품이 하는 일

Vendra 는 공급업체 한 곳에 대해 알아야 할 것을 한 화면에 모아 두는 시스템입니다. 그 업체가 지금 거래 가능한 상태인지, 어떤 계약이 살아 있는지, 지난 납품이 언제 얼마나 들어왔는지, 최근 평가 점수와 열려 있는 리스크가 무엇인지 — 흩어져 있으면 전화로 물어봐야 하는 것들을 등록부 하나에서 봅니다.

두 번째로, 구매 한 건이 시작해서 끝날 때까지의 경로를 그대로 담습니다. 구매요청 → 견적요청(RFQ) 또는 제안요청(RFP) → 계약 → 발주 → 납품 → 검수 → Invoice → 지급까지 같은 목록 화면의 같은 조작으로 다룹니다. 금액·조직·리스크 등급 같은 조건에 걸리는 건은 관리자가 세워 둔 승인 단계를 밟고, 그 밖의 건은 상신 즉시 처리됩니다.

세 번째로, 공급업체가 직접 들어와 답하는 자리가 있습니다. 사외 담당자는 별도의 공급업체 포털에서 자기 회사 몫만 봅니다 — 초대받은 견적에 응답하고, 발주를 확인하고, 납품과 Invoice 를 올리고, 자기 평가 결과를 읽습니다. 다른 회사의 정보는 서버에서 차단되므로 화면에 나타나지 않습니다.

2. 처음 5분

2.1 로그인

브라우저에서 관리자가 알려 준 주소(기본 http://<서버>:8080)를 엽니다.

• 계정은 관리자가 만들어 줍니다. 이 화면에서 스스로 가입할 수는 없습니다.
• SSO(Keycloak)를 붙인 배포에서는 같은 화면에 SSO 로그인 단추가 함께 나옵니다.
• 공급업체 담당자는 초대 링크로 계정을 만든 뒤 같은 화면에서 로그인하며, 로그인하면 내부 화면이 아니라 공급업체 포털이 열립니다.

2.2 대시보드에서 오늘 볼 것을 고른다

로그인하면 대시보드가 열립니다.

위쪽 카드는 등록부 전체의 요약입니다. 아래 공급망 리스크 도넛은 리스크 등급별 업체 수를, 구매금액 Top 공급업체 는 지출이 몰린 순서를 보여 줍니다. 각 패널의 전체 보기 를 누르면 그 숫자를 만든 목록으로 바로 넘어갑니다.

2.3 업무 관제탑에서 처리할 것을 처리한다

왼쪽 메뉴 내 업무 → 업무 관제탑은 기한이 임박했거나 지난 업무를 한 줄로 세워 줍니다.

• 위쪽 탭(전체 승인 기한 업무 계약 리스크 문서 알림)으로 종류를 좁힙니다.
• 각 줄의 열기는 그 레코드의 상세로, 체크박스는 여러 건을 한꺼번에 처리할 때 씁니다.
• 보류는 그 업무를 이 목록에서 잠시 내려 둡니다.

2.4 공급업체 한 곳을 열어 본다

공급업체 → 공급업체 목록에서 이름·사업자번호·공급업체 번호로 찾습니다.

행을 누르면 Supplier 360 화면이 열립니다. 여기까지가 처음 5분입니다.

3. 화면별 사용법

3.1 공급업체 (Supplier 360)

윗줄의 여섯 지표(SUPPLIER GRADE · RISK · ANNUAL SPEND · ACTIVE CONTRACTS · PERFORMANCE · OPEN ISSUES)는 아래 탭들이 담고 있는 것을 요약한 값입니다.

탭은 Overview Contacts Screening Contracts Purchase Orders Deliveries Quality Evaluations Risks Issues Documents Spend Activity Audit Log 입니다.

이 화면에서 할 수 있는 일:

• 업체 기본정보 수정 — 수정을 눌러 업체명·법인명·사업자번호·법인번호·대표자·업종· 공급업체 유형·공급 품목·거래 상태·등급·리스크 등급·거래 시작일·주소·전화·이메일· 웹사이트·ERP Vendor ID·지급 계좌를 고칩니다.
• 포털 초대 — 오른쪽 위 포털 초대로 사외 담당자에게 가입 링크를 발급합니다. 같은 모달에서 지금까지 발급한 초대의 상태(유효·사용됨·만료·회수됨)를 보고, 잘못 나간 초대를 회수할 수 있습니다.
• 문서 등록 — 문서 등록으로 사업자등록증·인증서·계약서를 올립니다. 파일마다 SHA-256 체크섬과 다운로드 기록이 남습니다.
• 리스크 등록 — Risks 탭에서 유형·발생 가능성(0~10)·영향도(0~10)·등급을 적습니다. 등급이 지금 값보다 높으면 업체의 RISK 배지가 따라 올라갑니다.
• 평가 입력 — Evaluations 탭에서 관리자가 정의한 항목별 점수를 매깁니다. 총점과 등급은 가중치로 자동 계산되며, 항목을 하나라도 비우면 저장되지 않습니다.

3.2 통합 검색

개요 → 통합 검색은 공급업체·계약·PO·RFQ·RFP·문서·이슈·평가를 한 상자에서 찾습니다. 두 글자 이상 입력하면 결과가 나오고, 자기 데이터 범위 안의 것만 보입니다.

어느 화면에 있든 Ctrl/⌘ + K 로 빠른 이동 창을 띄울 수도 있습니다.

3.3 구매요청 · RFQ · RFP

구매 한 건은 보통 구매요청에서 시작합니다.

목록 화면의 조작은 열한 가지 업무 유형(구매요청·RFQ·RFP·계약·발주·납품·검수·품질· 이슈·Invoice·지급)에서 모두 같습니다.

• 등록 — 오른쪽 위 단추로 제목·공급업체·금액·기한·상세 항목을 채웁니다. 입력 중인 내용은 자동 저장되므로 실수로 창을 닫아도 다시 열면 남아 있습니다.
• 필터·정렬·보기 저장 — 상태·공급업체·기간으로 좁힌 화면을 이름을 붙여 저장해 두면 다음에 그 조합으로 바로 엽니다.
• 일괄 처리 — 체크박스로 여러 건을 골라 한 번에 상태를 바꿉니다.
• 상신 — 승인 요청을 누르면 관리자가 세운 규칙에 걸리는지 확인해 승인 단계로 보내거나, 걸리는 규칙이 없으면 그 자리에서 승인 처리합니다.

RFQ 는 여러 업체에게 같은 요청을 보내 견적을 받는 자리입니다.

RFQ/RFP 의 행을 열면 Strategic Sourcing Workspace 가 나옵니다.

여기서 하는 일:

• 공급업체 초대 — 견적을 받을 업체를 고릅니다. 초대받은 업체에게만 포털에 나타납니다.
• 종합 비교 Matrix — 제출된 견적을 가격·품질·납기·Risk·기술 다섯 축으로 점수화해 세로로 세웁니다. 가격 점수는 제출된 견적 중 가장 낮은 금액을 100 으로 놓은 상대값, 납기는 가장 짧은 일수를 100 으로 놓은 상대값입니다. 품질은 그 업체의 평가 점수, Risk 는 리스크 등급, 기술은 평가위원 점수의 평균입니다. 다섯 축의 가중치는 관리자가 정합니다. 금액은 견적이 적어 낸 통화 그대로 비교되므로, 서로 다른 통화의 견적이 섞이면 가격 점수는 뜻이 달라집니다 — 한 요청에는 같은 통화로 받으세요.
• 평가위원 지정 — 기술 평가에 참여할 내부 담당자를 붙입니다.
• 질의응답 — 참여 업체 전체에 공개되는 공지·답변을 씁니다. 업체가 개별로 올린 질문에도 여기서 답합니다.
• 행 오른쪽 체크 표시로 낙찰(선정) 합니다. 선정이 끝나면 그 견적은 더 이상 수정되지 않습니다.

3.4 계약 · 발주 · 납품 · 검수 · Invoice · 지급

같은 목록 구조로 이어집니다. 각 화면은 앞 단계의 레코드를 부모로 걸어 둘 수 있어, Supplier 360 의 탭에서 계약 → 발주 → 납품이 한 줄로 따라옵니다.

3.5 품질 · 이슈

품질 화면은 부적합(NCR)·불량·반품 건과 그 시정 조치를 담습니다.

3.6 공급업체 평가와 리스크

공급업체 평가는 업체별 평가를 한 목록에서 봅니다. 평가 항목과 가중치, 등급 기준은 관리자가 정합니다(관리자 가이드 4장).

리스크는 열려 있는 위험을 심각도 순으로 봅니다. 점수는 발생 가능성 × 영향도입니다.

3.7 Spend 분석과 공급망 Network

Spend 분석은 기간을 정해 놓고 어디에 얼마를 썼는지 봅니다.

• 공급업체 품목 조직 월별 추이 네 가지로 나눠 봅니다.
• Top 1 의존도가 높으면 한 곳에 물량이 몰려 있다는 뜻입니다. 오른쪽 위 집중도 배지가 그 상태를 요약합니다.
• 비계약 구매는 계약 없이 나간 금액입니다.

공급망 Network 는 업체 사이의 하도급·물류 관계를 그림으로 봅니다. 1차 업체가 멈췄을 때 함께 멈추는 곳을 찾는 데 씁니다.

3.8 내 승인함

내가 승인할 차례인 건이 모입니다.

• 왼쪽 목록에서 한 건을 고르면 오른쪽에 업무 맥락과 그 공급업체의 리스크가 붙어 나옵니다.
• 체크박스로 여러 건을 골라 한꺼번에 승인·반려할 수 있습니다.
• 반려하면 기안자에게 돌아갑니다. 되돌아온 건은 고쳐서 다시 상신합니다.

3.9 AI Analyst

관리자가 AI 모델을 연결해 둔 배포에서만 답합니다. 왼쪽에서 업체를 고르면 그 업체로 범위를 좁히고, 고르지 않으면 전체 집계 질의로 처리합니다.

AI 답은 판단을 돕는 자료이지 결재 근거가 아닙니다. 화면 아래에도 그렇게 적혀 있습니다.

3.10 개인화 및 보안

오른쪽 위 계정 메뉴 → 개인화 및 키 관리입니다.

• 프로필 — 이름·언어·시간대를 바꿉니다. 이름은 승인 기록과 감사로그에 남는 이름입니다. 데이터 범위와 계정 유형은 읽기 전용입니다 — 관리자가 정합니다.
• API 키 — 개인 API/MCP 키를 발급합니다. 키는 vnd_ 로 시작하고 발급 직후 한 번만 보입니다. 만료 기간은 1~365일 사이에서 고르고, 부여할 수 있는 권한은 자기 권한 중 읽기 권한뿐입니다. 목록에서 폐기하거나 한 번에 회전(재발급)할 수 있습니다.
• 세션 및 보안 — 비밀번호를 바꾸고, 지금 로그인되어 있는 다른 기기의 세션을 끊습니다. 비밀번호를 바꾸면 다른 세션은 자동으로 폐기됩니다.

4. 자주 하는 작업

4.1 새 공급업체를 등록한다

1. 공급업체 → 공급업체 → 공급업체 등록.
2. 업체명과 사업자번호는 필수입니다. 나머지(대표자·업종·품목·연락처·거래 시작일)는 아는 만큼 채웁니다.
3. 이름이 이미 등록된 업체와 비슷하면 저장 대신 유사한 공급업체가 이미 등록되어 있습니다 가 뜨고 그 업체를 알려 줍니다. 같은 회사면 등록을 그만두고 기존 레코드를 씁니다. 다른 회사면 이름을 구별되게 적습니다(법인 형태·지역 등).
4. 전화번호는 걸 수 있는 자릿수여야 하고, 웹사이트는 호스트만 적어도 됩니다 (hanbit.example.com — https:// 는 저장할 때 붙습니다).

4.2 견적을 받아 한 곳을 고른다

1. 구매 → RFQ → 등록으로 요청을 만듭니다. 예상 금액과 제출 마감일을 정합니다. 등록 폼의 금액은 원화(KRW)로 저장됩니다.
2. RFQ 를 열어 공급업체 초대로 받을 업체를 고릅니다.
3. 마감일까지 기다립니다. 업체가 포털에서 견적을 내면 참여 목록의 상태가 제출 완료 로 바뀌고 비교 Matrix 에 줄이 생깁니다.
4. 필요하면 평가위원 지정으로 기술 점수를 받습니다.
5. 비교 Matrix 에서 한 곳을 선정합니다. 선정 뒤에는 그 RFQ 의 견적이 잠깁니다.

4.3 계약이 곧 만료되는 업체를 찾는다

대시보드 공급망 리스크 패널에 180일 내 계약 만료 건수가 있습니다. 목록으로 보려면 계약 화면에서 종료일로 정렬합니다. 업무 관제탑의 계약 탭에도 같은 건이 기한 순으로 올라옵니다.

4.4 한 업체에 얼마나 몰려 있는지 본다

인텔리전스 → Spend 분석에서 기간을 정하고 공급업체 탭을 봅니다. Top 1 의존도가 높으면 공급망 Network 에서 그 업체 뒤에 누가 있는지 확인합니다.

4.5 공급업체 담당자를 포털에 초대한다

1. Supplier 360 오른쪽 위 포털 초대.
2. 상대 이메일을 넣고 발급하면 일회성 링크가 한 번만 표시됩니다. 그 자리에서 복사해 전달합니다.
3. 같은 모달의 발급 이력에서 상태를 확인합니다. 잘못된 주소로 나갔으면 회수를 누릅니다 — 회수된 링크로는 가입할 수 없습니다.
4. 이미 가입에 쓰인 초대는 회수되지 않습니다. 그 계정을 막아야 한다면 관리자에게 계정 비활성화를 요청합니다.

4.6 AI 도구(MCP)에 Vendra 를 연결한다

1. 개인화 및 키 관리 → API 키에서 키를 발급합니다. 만료 기간을 짧게 잡고, 필요한 읽기 권한만 고릅니다.
2. MCP 클라이언트에 POST /mcp 를 Streamable HTTP 엔드포인트로 등록하고, Authorization: Bearer vnd_… 헤더에 발급받은 키를 넣습니다.
3. 제공되는 도구는 조회 전용 열한 가지입니다. 어떤 도구도 데이터를 쓰지 않습니다.

키에 담긴 권한 범위 안의 데이터만 답합니다. REST API 를 직접 쓰려면 GET /api/v1/openapi.json 에 OpenAPI 3.1 문서가 있습니다.

5. 막혔을 때

관리자에게 넘겨야 하는 것: 계정 생성·비활성화, 비밀번호 재설정, 권한과 데이터 범위 조정, 승인 규칙 변경, 평가 항목·가중치 변경, AI/SSO/저장소 연동. 모두 관리자 가이드에 있습니다.

6. 공급업체 포털 (사외 담당자용)

공급업체 계정으로 로그인하면 내부 화면 대신 포털이 열립니다. 보이는 것은 자기 회사에 연결된 레코드뿐입니다 — 다른 회사의 견적·계약·가격은 서버에서 걸러집니다.

왼쪽 메뉴는 홈 견적 · 입찰 계약 발주 납품 Invoice 평가 결과 개선요청 · 문의 담당자 회사정보 입니다.

6.1 견적을 낸다

1. 견적 · 입찰에서 초대받은 건을 엽니다.
2. 응답 확인 · 수정으로 총금액·통화(KRW·USD·EUR·JPY)·납기(일)·보증 기간·견적 유효일과 상업 조건을 적습니다. 비교표의 가격 점수는 금액을 그대로 비교하므로, 구매 담당자가 지정한 통화가 있으면 그 통화로 내세요.
3. 임시 저장했다가 마감 전에 고칠 수 있습니다. 제출을 마치면 상태가 제출 완료가 됩니다.
4. 궁금한 점은 같은 화면에서 구매 담당자에게 질문합니다. 전체 공지로 답이 오면 모든 참여 업체가 같은 답을 봅니다.
5. 참여하지 않기로 했으면 그 자리에서 거절할 수 있습니다.

6.2 발주를 확인하고 납품·Invoice 를 올린다

• 발주 에서 받은 발주를 확인합니다. 확인하면 구매 쪽 화면의 상태가 바뀝니다.
• 계약 에서 받은 계약도 같은 방식으로 확인합니다.
• 납품 과 Invoice 는 포털에서 직접 등록합니다. 등록한 건은 구매 담당자의 목록과 업무 관제탑에 나타납니다.
• 회사정보·담당자 에서 연락처와 담당자를 스스로 고칠 수 있습니다. 사업자번호처럼 법적 정보는 내부 확인을 거칩니다.
• 자료 제출은 홈 오른쪽 문서 선택으로 합니다. 올린 파일은 체크섬과 다운로드 기록이 남습니다.

7. 용어